Paragraaf Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

De ambtelijke organisatie werkt gedreven om de dienstverlening aan onze Houtense samenleving op een hoog niveau te hebben en te houden. Naast onze basis dienstverlening werken we daarbij aan verschillende inhoudelijke uitdagingen, zoals voldoende woningen, de energietransitie, de leefbaarheid van de stad en het laten meedoen van een ieder naar vermogen.
De manier waarop we met onze omgeving werken aan deze opgaven, is al langere tijd aan verandering onderhevig. Voor veel opgaven gaan we op zoek naar nieuwe oplossingen, andere samenwerkingsverbanden en andere manieren van (samen)werken.

Vergroten van wendbaarheid
Het vergroten van de wendbaarheid van onze organisatie is in deze ontwikkeling een belangrijke voorwaarde voor succes. Daarmee wordt bedoeld dat medewerkers en management de vaardigheid hebben om te variëren in de manier waarop het werk wordt georganiseerd, de manier waarop sturing vorm wordt gegeven en de manier waarop samenwerking vorm krijgt. Kunnen variëren is belangrijk, omdat het moet passen en effectief moet zijn voor de opgave die centraal staat.

Als voorbeeld; een medewerker die dagelijks bezig is met het verlenen van een paspoort, moet zich er vooral van bewust zijn en zich er verantwoordelijk voor voelen, dat dit proces zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk gebeurt, in samenwerking met anderen in dat proces. Terwijl een medewerker, die meewerkt aan de doelstelling om Houten energieneutraal te maken, vooral in staat moet zijn om de dialoog met betrokken partijen uit de samenleving aan te gaan en de rol van de gemeente Houten daarbinnen te vertegenwoordigen, zonder vooraf precies te weten wie dat zijn en tot welke resultaten dit leidt. Beide situaties vereisen anders organiseren, anders sturen en andere vormen van samenwerking. Variërend van efficiënt en concreet/resultaatgericht bij voorspelbaar routine- en projectmatig werk, tot meer improviserend bij minder voorspelbare processen en vraagstukken.

Wendbaar zijn en de vaardigheid om met onze organisatie in aanpak te kunnen variëren, passend bij het vraagstuk dat voorligt, is een kwestie van permanent leren en ontwikkelen. Het vraagt van een ieder in onze organisatie bewustzijn op zijn/haar taken, rol en verantwoordelijkheden en daar ook naar te handelen en verder in door te ontwikkelen. Om dit te bewerkstelligen kenmerkt de ontwikkeling van de organisatie zich door het centraal stellen van een aantal principes.

De ontwikkeling in het jaar 2020
Aan de start van 2020 stonden we er helemaal klaar voor. De jaarplannen gaven een goed beeld van alle opgaven waar het komende jaar aan gewerkt moest worden. En het Leerplan bood de handvatten om met elkaar verder te werken aan de ontwikkeling van de vaardigheden, die passen bij de principes van onze organisatie, zoals eigenaarschap, coachend leiderschap, het resultaatgericht en verbindend (samen)werken.
Maar niet eerder verliep een jaar zo anders dan verwacht. De wendbaarheid van onze organisatie is in 2020 behoorlijk op de proef gesteld. De Coronacrisis heeft ons land en dus ook onze gemeente in de greep gehouden. In een korte tijd is er veel flexibiliteit en uithoudingsvermogen gevraagd. Vanuit een geheel andere uitgangspositie (namelijk veelal vanuit huis en via digitaal contact), is het gelukt om samen met het openhouden van de gemeentebalie en de werf de basis dienstverlening overeind te houden.
Dat was niet gemakkelijk en dat is het nog steeds niet. Natuurlijk hebben er zaken vertraging opgelopen en hebben ontwikkelactiviteiten veelal niet plaats kunnen vinden zoals eerder bedacht. En is er zorg voor het welzijn van onze medewerkers, nu ze dagelijkse contacten en samenwerking op en buiten het gemeentehuis voor een groot gedeelte moeten missen.
Maar er is ook reden om trots te zijn op wat er allemaal wel gelukt is. Er is volledig digitaal doorgewerkt en er is hoe dan ook samenwerking tot stand gebracht. De impact van de Coronacrisis op onze Houtense samenleving én interne organisatie is in goede banen geleid (o.a. het omvormen van het gemeentehuis tot ‘het 1,5-meter kantoor’). En ondanks alles zijn we in staat gebleken om reguliere processen door te laten lopen én een heel aantal belangrijke visiedocumenten en plannen vast te laten stellen.

Kortom, het jaar 2020 was bij uitstek het jaar van ‘learning on the job’. De ervaringen uit de Corona-tijd nemen we mee. We zullen betekenis moeten geven aan de impact van het werken op afstand, danwel in een context van de 1,5 meter maatregel. Binnen die context wordt verder gewerkt aan de ontwikkeling van de organisatie, ten dienste van de Houtense samenleving.

Programma Informatiemanagement
Medio 2020 is een nieuw informatiebeleidsplan vastgesteld als onderdeel van het nieuwe programma “Informatiemanagement”. Daarin zijn de volgende vier strategische doelen benoemd:

1. We dragen bij aan de maatschappelijke opgaven

• We nemen informatiegestuurd werken als uitgangspunt en ondersteunen hier op
• Systemen zijn zo ingericht dat datasturing bij beleidsvorming en –uitvoering mogelijk is

2. We dragen bij aan professionele dienstverlening van hoog niveau

• Onze dienstverlening wordt bij voorkeur digitaal aangeboden.
• Onze ruimtelijke data zijn digitaal beschikbaar en onze dienstverlening is gebaseerd op de uitgangspunten van de nieuwe Omgevingswet.

3. We dragen bij aan een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering

• We hebben een visie op ICT-beheer
• De Informatiefunctie is op strategisch, tactisch en operationeel niveau ingevuld
• Onze processen en systemen ondersteunen onze taken optimaal
• Bij onze werkzaamheden wegen we de inzet van nieuwe technologieën (zoals sensoren, blockchain etc.) altijd af
• We werken zoveel mogelijk tijd en plaatsonafhankelijk en daar waar de klant de voorkeur aan geeft

4. Wij gaan zorgvuldig om met de data en informatie in onze organisatie

• Privacy inwoners/cliënten is gewaarborgd
• De informatieveiligheid van onze systemen is zo goed mogelijk/optimaal gewaarborgd .

Voor 2020 hebben de volgende onderwerpen prioriteit gekregen.

1. Het Faciliteren van Informatiegestuurd werken
   Om informatiegestuurd (beleidskeuzes maken op basis van data/informatie) te kunnen werken, is het van groot belang om data goed te kunnen ontsluiten. En vervolgens deze data ook goed te kunnen omzetten naar informatie.
   De gemeente beschikt over heel veel data in basisregistraties (gebouwen, personen, etc.) en in de diverse vakapplicaties (sociaal domein, beheer openbare ruimte etc.). De vele systemen maken het moeilijk om goede data-analyse mogelijk te maken.
   

Het afgelopen jaar is een nieuwe GIS-viewer in gebruik genomen, GeoPortaal Houten. Geo-data uit verschillende in- en externe bronnen kan hierin bij elkaar worden gebracht. Op verzoek van gebruikers zijn themakaarten beschikbaar gesteld. Het is mogelijk om data-analyses uit te voeren en de informatie te verwerken in een kaart.

In 2020 zijn een datawarehouse en een dashboard ingericht ten behoeve van het sociaal domein. Daarnaast is ook in regionaal verband een dashboard opgeleverd om de ontwikkelingen in het sociaal domein intensiever te monitoren.

2. Digitalisering dienstverleningsproducten   
   Nog niet al onze dienstverleningsproducten zijn volledig digitaal beschikbaar. Soms wel in de voorkant (frontoffice) voor onze klant. Maar de verwerking in backofficesystemen is daarmee nog niet altijd geregeld. In het afgelopen jaar is het proces adresonderzoek gedigitaliseerd.

3. Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) .
   Op 1 januari 2022 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn, als onderdeel van het traject voor de Omgevingswet. In 2020 is hiervoor software aangeschaft voor het vervaardigen van omgevingsplannen, het maken van toepasbare regels en voor het werken volgens de procedures van de omgevingswet. De aansluiting op het landelijke DSO is aan het einde van 2020 gerealiseerd. In 2021 gaan we de applicaties inrichten en oefenen met de procedures van de Omgevingswet. Dit doen we samen met andere regionale organisaties, zoals Provincie, Waterschap, Omgevingsdiensten.

4. Digitaal werken/verbeteren Informatiehuishouding.
   In 2017 zijn bij de Perspectiefnota middelen beschikbaar gesteld om onze informatiehuishouding te verbeteren, met name onze digitale archivering.

In 2020 zijn verdere stappen gezet in het digitaliseren van de bestuurlijke besluitvorming. Het streven is om alle directie-, college- en raadsvoorstellen volledig digitaal te kunnen afhandelen, inclusief de ondertekening.

Helaas is het in 2020 niet gelukt om de implementatie van een nieuw cliënt-volgsysteem voor het sociaal domein af te ronden. Dit zal in 2021 alsnog gebeuren. De nieuwe software voorziet in een volledig digitale archivering.

Ter voorbereiding op de invoering van de omgevingswet per 1-1-2022 is in 2020 een start gemaakt met de opzet van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het informatiesysteem voorziet in een volledig digitaal vergunningentraject.    

Als gevolg van de pandemie is de organisatie het afgelopen jaar snel vertrouwd geraakt met het digitaal vergaderen via MS Teams. Het gebruik van andere functionaliteiten van MS-teams, zoals het samenwerken aan documenten en de bijbehorende archivering, moet nog wel verder worden geïmplementeerd.

5. Baseline Informatiebeveiliging Overheid en Privacy.
   Met ingang van 2020 wordt de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). ), die van toepassing is op alle overheidslagen. Sterker dan bij de BIG het geval was is de BIO gericht op het ‘risk-based’ nemen van maatregelen. Omdat gegevensveiligheid en privacy dicht bij elkaar liggen zijn door middel van gecombineerde gap-analyses de risico’s van een aantal essentiële informatiesystemen in kaart gebracht. In 2020 is hiertoe een ISMS (Information Security Management Systeem) in gebruik genomen. Ter preventie van datalekken is een applicatie voor veilig mailen in gebruik genomen.  
   
6. Visie op ICT Beheer.
   Wereldwijd gaan steeds meer informatiesystemen “naar de cloud”. Dat wil zeggen dat software en databases niet meer op onze eigen servers (“in huis”) draaien, maar op locatie bij de leverancier. Dit is een zeer grote verandering. Ons eigen team ICT-beheer heeft als gevolg van de arbeidsmarktsituatie al geruime moeilijk is om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden. Daarom is in 2020 een deel van het beheer uitbesteed. Gezien het belang van een kwalitatief hoogwaardige ICT-voorziening voor de gemeente in combinatie met de constante veranderingen in dit taakgebied, zal begin 2021 een extern onderzoek worden uitgevoerd naar de wijze waarop de gemeente, inclusief de samenwerkingspartners WIL en RUD, hun ICT-beheer het duurzaam vorm kunnen geven in de komende jaren.   
   

Personeelslasten algemene dienst (inclusief inhuur derden)
Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in de tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2017 tot en met 2020 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

De kosten voor inhuur op specifieke projecten zijn in 2020 gedaald ten opzichte van 2019. Dit houdt verband met het project digitaliseren informatiehuishouding. Het gedeelte waarvoor  in 2019 extra werd ingehuurd is gereed.
De kosten voor incidentele inhuur bij de algemene dienst zijn fors hoger dan in 2019. Het natuurlijk verloop van personeel(mobiliteit) heeft zich, in navolging van 2019, in 2020 nog verder versterkt voortgezet. Dit is in lijn met de landelijke trend. Dit hield in, dat door krapte op de arbeidsmarkt meer vacatures via inhuur (tijdelijk) moesten worden ingevuld.
Overigens blijkt uit het resultaat van de personeelslasten voor de algemene dienst dat er naast specifieke budgetten ook incidentele dekking voor deze inhuur is gerealiseerd in de vorm van UWV-gelden en vergoedingen voor gedetacheerd personeel.

Resultaat
Personeelslasten algemene dienst

De personeelslasten binnen de algemene dienst zijn in 2020 1,2% lager dan begroot. De belangrijkste oorzaak hiervoor is:

• Meer vergoeding ontvangen voor gedetacheerd personeel dan verwacht(€ 157.000V). Restant iets hogere vergoedingen UWV gelden(€ 16.000V).

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.

Rechtmatigheid

Eind januari 2021 heeft het Ministerie van BZK laten weten dat het wetsvoorstel waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, niet-controversieel is verklaard door de Tweede Kamer. Dit betekent dat de invoering vanaf de jaarstukken 2021 vrijwel zeker een feit wordt.

In 2020 gerealiseerde voorbereidingen op invoering rechtmatigheidsverantwoording
Gedurende verslagjaar 2020 heeft de organisatie zich actief geïnformeerd over de voortgang van de invoering rechtmatigheidsverantwoording en zijn –voor zover mogelijk- de consequenties in kaart gebracht en gecommuniceerd richting college en audit- en rekeningcommissie.

Nulmeting en plan van aanpak
In 2020 is de huidige status van de administratieve organisatie en interne beheersing in kaart gebracht. Tevens is de kwaliteit en positie van de interne controle en verbijzonderde interne controle beoordeeld. Verbeterpunten zijn in kaart gebracht en geprioriteerd. Vervolgens is gestart met realisatie van de verbeterpunten die noodzakelijk zijn om aan de minimale eisen voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voldoen.
Het ‘Plan van aanpak invoering rechtmatigheidsverantwoording’ is in oktober 2020 door het college vastgesteld en ter informatie aan de Audit- en Rekeningcommissie aangeboden en toegelicht.

De gemeenteraad is op 2 maart 2021 tijdens een werksessie met raad, accountant en college bijgepraat over de gevolgen van de invoering rechtmatigheidsverantwoording. In de tabel hieronder zijn de belangrijkste wijzigingen opgenomen.

Aanpassingen in wet- en regelgeving
De wetswijziging heeft impact op de inhoud van externe en interne kaders. Ultimo 2020 is hierover de hierna volgende stand van zaken te melden:

1. Extern: Kadernota rechtmatigheid

De Kadernota en de opdracht aan de Commissie BBV worden inhoudelijk gewijzigd. De kadernota rechtmatigheid 2018 wordt vervangen door een nog uit te brengen ‘Notitie Rechtmatigheids-verantwoording’

2. Extern: Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO):

De kaders voor de accountantscontrole worden vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

3. Intern: controleprotocol, controleverordening en financiële verordening

Interne regelgeving voortvloeiend uit externe wet- en regelgeving moet worden aangepast en geactualiseerd. Aanpassing en actualisatie worden besproken met de Audit- en Rekeningcommissie en vóór eind 2021 ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.

Inbedding rechtmatigheidsverantwoording in p&c-cyclus
Met ingang van verslagjaar 2021 geeft het college in deze paragraaf een nadere toelichting op zaken die de rechtmatigheid raken en gaat in op de vormgeving van de beheersing. In de bestuursrapportages wordt op deze plaats de voortgang van de bevindingen van de accountant en de verbijzonderde interne controle (VIC) opgenomen. In de jaarrekening wordt opgenomen welke actie het college onderneemt om de in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen afwijkingen in de toekomst te voorkomen.